Bez kosztów i bez ryzyka. Już ponad 200 samorządów wdraża chmurową wersję EZD RP. Jak do nich dołączyć

Bezpłatną usługę SaaS EZD RP – czyli chmurową wersję systemu zarządzania dokumentacją - NASK świadczy od 2022 r. Dotychczas jednak oferta była skierowana do jednostek administracji rządowej. Obecnie z infrastruktury chmurowej korzysta ponad 1200 podmiotów korzystających z systemu teleinformatycznego EZD RP.

Od kwietnia br. dzięki dotacji Ministra Cyfryzacji, NASK oferuje usługę również zainteresowanym jednostkom samorządu terytorialnego. Wybierając model chmurowy ponad 200 JST przy wsparciu NASK już rozpoczęło proces wdrożenia, a ponad 500 kolejnych jednostek jest w procesie formalnym, co umożliwi rozpoczęcie prac przygotowawczych do wprowadzenia elektronicznego zarządzania dokumentacją.

Docelowo, dzięki finansowaniu z KPO, od maja przyszłego roku chmurowe rozwiązanie ma być dostępne dla 300 tysięcy kolejnych użytkowników systemu EZD RP, w tym pracowników JST.

Chętni już mogą się zgłaszać

„Już dziś samorządy mogą zgłaszać chęć dołączenia do systemu poprzez formularz na stronie EZD RP (www.ezdrp.gov.pl). Następnie specjaliści z NASK przeprowadzą analizę przedwdrożeniową i zaplanują dalsze działania” – powiedział w rozmowie z Serwisem Samorządowym PAP Tomasz Stojek, dyrektor pionu operacji w Centralnym Ośrodku Informatyki.

„Projekt rozpoczęliśmy we wrześniu 2024 r., natomiast start produkcyjny planujemy na maj 2026 r. Z uwagi na duże zainteresowanie rozwiązaniem chmurowym, a także zapotrzebowanie wśród administracji, COI na zlecenie MC buduje kolejne rozwiązanie chmurowe dla 300 tysięcy użytkowników. Do tego czasu NASK będzie prowadził prace wdrożeniowe na instancjach edukacyjnych i testowych m.in. przygotowując urzędników do elektronizacji wewnętrznych procedur” - dodał.

Stojek podkreślił, że wdrożenie chmurowej wersji systemu EZD RP nie wymaga od samorządów praktycznie żadnych inwestycji w infrastrukturę IT.

„Jednostka dostaje od nas konto w usłudze chmurowej i od razu po konfiguracji,  zaimplementowaniu struktury organizacyjnej, wgraniu Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt oraz zdefiniowaniu uprawnień pracowników może pracować. To jest gotowy system, który nie wymaga od gmin zakupu żadnej infrastruktury ani instalacji” – powiedział Stojek. „Po stronie użytkownika leży wyłącznie zabezpieczenie stacji końcowych, skanerów, czytników kodów kreskowych czy drukarek oraz zarządzanie własną instancją” - dodał.

Dostosowanie do potrzeb małych gmin

W rozmowie z Serwisem Samorządowym PAP dyrektor Stojek podkreślił, że chmurowa wersja EZD RP została zaprojektowana z myślą o jednostkach bez zaawansowanego zaplecza IT. Działa przez przeglądarkę internetową, wymagając jedynie standardowego sprzętu i stabilnego łącza.

„My jako COI bierzemy na siebie kompleksowe utrzymanie systemu, wszystkie aktualizacje i zapewnienie cyberbezpieczeństwa” – zaznaczył Stojek. „Gmina musi tylko wyznaczyć lokalnego administratora do zarządzania kontami użytkowników, co nie wymaga specjalistycznej wiedzy. Gotowe środowisko, minimalne bariery wdrożeniowe oraz wsparcie ekspertów pozwalają nawet najmniejszym urzędom, szkołom czy przedszkolom efektywnie korzystać z systemu” - dodał.

Bezpieczeństwo danych

Jak przekazał dyrektor pionu operacji w COI, system gwarantuje wysoki poziom cyberbezpieczeństwa dzięki kontroli dostępu opartej na rolach, wielopoziomowemu uwierzytelnianiu i regularnym audytom. Dzięki temu dostęp do dokumentów mają wyłącznie upoważnione osoby, a same dane są chronione zarówno podczas przesyłania, jak i przechowywania.

Każda gmina zarządza tzn. administruje własną instancją EZD RP, zachowując pełną kontrolę nad dokumentami. Dane są przechowywane w certyfikowanych krajowych centrach danych, z zachowaniem redundancji i regularnym wykonywaniem kopii zapasowych, co minimalizuje ryzyko ich utraty nawet w przypadku awarii lokalnych, a operatorzy nie mają do nich dostępu bez zgody gminy. Wersjonowanie plików i zgodność z przepisami prawnymi dodatkowo wzmacniają bezpieczeństwo.

Wsparcie w konfiguracji i szkoleniach

NASK i COI oferują kompleksową pomoc techniczną w konfiguracji systemu, dostosowując go do specyfiki gminy. Zapewniają także szkolenia dla różnych grup użytkowników – od pracowników biurowych po administratorów.

„NASK oferuje szeroką gamę produktów edukacyjnych. Dostępne są podręczniki, kursy e-learningowe, filmy instruktażowe, forum EZD RP i obsługa zgłoszeń” – powiedział dyrektor Stojek. „Wsparcie jest kontynuowane także po wdrożeniu, obejmując pomoc techniczną i aktualizacje materiałów. Gmina może także wymieniać doświadczenia z innymi jednostkami, co ułatwia proces cyfryzacji” - dodał.

Korzyści dla gmin z wdrożenia chmurowej wersji systemu EZD RP

W rozmowie z Serwisem Samorządowym PAP dyrektor Stojek zaprezentował listę korzyści dla samorządów z wdrożenia chmurowej wersji systemu EZD RP. Oto ona:

•    Dostępność i elastyczność: System umożliwia pracę zdalną z dowolnego miejsca, a liczba użytkowników i funkcje mogą być łatwo dostosowywane do potrzeb gminy. 
•    Oszczędności: Brak konieczności zakupu serwerów, licencji czy zatrudniania specjalistów IT. Operator chmury przejmuje odpowiedzialność za utrzymanie i aktualizacje systemu. 
•    Bezpieczeństwo: Dane są chronione zgodnie z RODO i ustawą o Krajowym Systemie Cyberbezpieczeństwa, przechowywane w certyfikowanych centrach danych z regularnymi kopiami zapasowymi. 
•    Nowoczesność i ekologia: Gmina korzysta z najnowszych technologii, a eliminacja lokalnych serwerów zmniejsza zużycie energii. 
•    Integracja: System współpracuje z platformami takimi jak ePUAP, Profil Zaufany czy e-Doręczenia. 
•    Wsparcie wdrożeniowe: NASK oraz COI oferują szkolenia, dokumentację i pomoc techniczną, ułatwiając adaptację.

mam/