Image by Pitsch from Pixabay
Samodzielna organizacja większego wydarzenia firmowego przez dział HR czy asystentkę zarządu, choć teoretycznie możliwa, w praktyce często okazuje się bardziej czasochłonna i ryzykowna, niż mogłoby się wydawać na etapie planowania budżetu. Profesjonalna agencja eventowa Wrocław dysponuje sprawdzoną siecią lokalizacji, dostawców cateringu, atrakcji i technicznej obsługi wydarzenia, co pozwala uniknąć typowych problemów pierwszorazowej, samodzielnej organizacji – niedoszacowanego budżetu, niedostępności wybranej sali w ostatniej chwili czy braku planu awaryjnego na wypadek złej pogody przy imprezie plenerowej. Doświadczona agencja potrafi też zaproponować rozwiązania dopasowane do konkretnej branży i charakteru zespołu, zamiast uniwersalnego, powtarzalnego schematu imprezy integracyjnej, który sprawdza się przy każdej grupie tak samo słabo, jak i tak samo przeciętnie. Dodatkową, praktyczną korzyścią współpracy z agencją jest przejęcie przez nią całej logistyki dnia wydarzenia – transportu uczestników, harmonogramu poszczególnych atrakcji oraz koordynacji z podwykonawcami – dzięki czemu osoba odpowiedzialna za organizację po stronie firmy może w dniu imprezy skupić się na uczestnictwie razem z zespołem, zamiast biegać między dostawcami i rozwiązywać bieżące problemy organizacyjne. Warto też zwrócić uwagę na to, czy agencja proponuje wcześniejszą wizytę zapoznawczą w wybranej lokalizacji oraz przygotowuje szczegółowy scenariusz minutowy całego wydarzenia, ponieważ to właśnie brak takiego planu bywa najczęstszą przyczyną chaosu organizacyjnego widocznego dla uczestników już w trakcie samej imprezy, gdy kolejne punkty programu zaczynają się z opóźnieniem lub w niewłaściwej kolejności.
Dobry organizator imprez firmowych zaczyna zwykle od rozmowy o strukturze i charakterze zespołu, dla którego planowane jest wydarzenie, ponieważ format sprawdzający się doskonale w młodym, kilkunastoosobowym zespole sprzedażowym niekoniecznie sprawdzi się równie dobrze w większej, zróżnicowanej wiekowo organizacji obejmującej zarówno dział produkcji, jak i administrację biurową. Przy planowaniu warto uwzględnić nie tylko preferencje samych pracowników, ale też cel biznesowy stojący za organizacją wydarzenia – inny charakter powinna mieć impreza mająca celebrować zakończenie udanego projektu, a inny wydarzenie zaplanowane z myślą o integracji dwóch niedawno połączonych zespołów, które wcześniej nie miały ze sobą bezpośredniej styczności zawodowej. Coraz większą popularnością cieszą się formaty łączące element rywalizacji zespołowej z częścią czysto rozrywkową, ponieważ wspólne rozwiązywanie zadań w mniejszych grupach sprzyja naturalnemu nawiązywaniu relacji między osobami z różnych działów, które na co dzień rzadko mają okazję ze sobą współpracować, a jednocześnie nie zmusza wszystkich uczestników do tej samej, jednolitej formy aktywności przez cały czas trwania wydarzenia. Warto też pamiętać o uczestnikach, którzy z różnych powodów – kondycyjnych, zdrowotnych czy po prostu osobistych preferencji – nie chcą brać udziału w bardziej fizycznych aktywnościach rywalizacyjnych, dlatego dobrze zaplanowane wydarzenie powinno oferować też alternatywną, mniej angażującą fizycznie formę uczestnictwa, tak aby nikt nie czuł się wykluczony z powodu braku odpowiedniej formy sportowej.
Nieco inny poziom złożoności organizacyjnej to organizacja wyjazdów integracyjnych dla firm, która wymaga uwzględnienia dodatkowych elementów logistycznych nieobecnych przy imprezie zorganizowanej w granicach miasta – transportu zbiorowego dla całego zespołu, noclegu, wyżywienia rozłożonego na więcej niż jeden dzień oraz planu na wypadek zmiennej pogody, jeśli program obejmuje aktywności plenerowe. Wielodniowy wyjazd integracyjny daje jednocześnie znacznie większe możliwości programowe niż jednodniowe wydarzenie w mieście – pozwala zaplanować zarówno część czysto rozrywkową, jak i element warsztatowy czy strategiczny, na przykład sesję planowania celów zespołu na kolejny kwartał, przeprowadzoną w mniej formalnej, sprzyjającej otwartej rozmowie atmosferze niż standardowa sala konferencyjna w biurze. Przy planowaniu takiego wyjazdu warto z wyprzedzeniem ustalić realistyczny budżet na osobę oraz jasno zakomunikować zespołowi, co dokładnie jest objęte kosztem organizowanym przez firmę, a co ewentualnie stanowi opcjonalny wydatek własny uczestników, ponieważ niejasności finansowe ujawnione dopiero na miejscu bywają jednym z częstszych źródeł niezadowolenia z inaczej udanego pod względem programowym wyjazdu integracyjnego.
