Image by Bruno from Pixabay
Przedsiębiorcy sprzedający towary lub usługi konsumentom często zastanawiają się nad kwestią, jaką jest faktura na osobę fizyczną a KSeF, a zgodnie z obowiązującymi przepisami sprzedawcy są zwolnieni z obowiązku wystawiania faktur w systemie, gdy nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, choć mogą zdecydować się na takie rozwiązanie dobrowolnie. Warto podkreślić, że relacja pomiędzy systemem a fakturowaniem na rzecz klientów indywidualnych opiera się na zasadzie dobrowolności po stronie sprzedawcy, co daje przedsiębiorcom elastyczność w dostosowaniu procesu fakturowania do specyfiki prowadzonej działalności. Osoba prywatna otrzymująca fakturę wystawioną w systemie nie potrzebuje własnego konta, ponieważ nie posiada numeru identyfikacji podatkowej związanego z działalnością gospodarczą, dlatego sprzedawca przekazuje jej numer dokumentu, umożliwiający pobranie faktury za pośrednictwem anonimowego dostępu udostępnianego przez administrację skarbową. Poradnik Przedsiębiorcy zwraca uwagę, że dokumenty dotyczące sprzedaży rozliczanej w procedurze unijnego systemu sprzedaży wysyłkowej na rzecz konsumentów z innych krajów Unii Europejskiej również są zwolnione z obowiązku przesyłania ich do systemu, ponieważ dotyczą nabywców niemających siedziby w Polsce. Warto też pamiętać, że w przypadku wystawienia dokumentu poza systemem na rzecz osoby prywatnej sprzedawca powinien zapewnić kod umożliwiający dostęp do danych ustrukturyzowanych tej transakcji.
Przedsiębiorcy korzystający z trybu offline powinni wiedzieć, czym jest oznaczenie KSeF DI, reprezentujące dowód inny niż faktura, wprowadzone od 1 lutego 2026 roku jako element zaktualizowanej struktury pliku JPK_VAT, dotyczące sytuacji, w których faktura elektroniczna została utworzona w trybie offline, lecz w momencie składania ewidencji nie otrzymała jeszcze numeru identyfikującego nadawanego przez system. Zastosowanie tego oznaczenia dotyczy zatem podatników wystawiających faktury elektroniczne w trybie awaryjnym, w sytuacji gdy termin złożenia pliku JPK_VAT za dany okres przypada wcześniej niż wymagany termin przesłania takiego dokumentu do systemu. Warto podkreślić, że po nadaniu numeru identyfikującego dokumentowi utworzonemu wcześniej w trybie offline, przestaje on być traktowany jako inny dowód i staje się prawidłowo zarejestrowaną fakturą w rozumieniu przepisów. Poradnik Przedsiębiorcy zaleca dokładne monitorowanie statusu dokumentów wystawianych w trybie offline, ponieważ nieprawidłowe zastosowanie oznaczeń w pliku JPK_VAT może skutkować koniecznością jego korekty. Warto też pamiętać o obowiązku terminowego przesłania dokumentu utworzonego w trybie offline do systemu, ponieważ opóźnienie w tym zakresie może rodzić dodatkowe konsekwencje formalne wobec organu podatkowego.
Przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego z podatku często pytają, jak wystawić fakturę w KSeF bez VAT, a odpowiedź jest jednoznaczna, ponieważ obowiązek korzystania z systemu dotyczy wszystkich podatników prowadzących działalność gospodarczą, niezależnie od statusu ich rejestracji jako czynnego podatnika podatku od towarów i usług. Obowiązek ten wchodzi w życie etapami, obejmując od 1 lutego 2026 roku dużych podatników, których sprzedaż brutto w 2024 roku przekroczyła 200 milionów złotych, a od 1 kwietnia 2026 roku pozostałych podatników, w tym również tych korzystających ze zwolnienia z podatku, przy czym najmniejsi podatnicy mogą wystąpić o odroczenie obowiązku do 1 stycznia 2027 roku. Warto podkreślić, że podatnicy zwolnieni z podatku nie mają obowiązku wystawiania faktur w systemie na rzecz nabywcy będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, co oznacza, że sprzedaż konsumencka wciąż podlega dotychczasowym zasadom dokumentowania. Poradnik Przedsiębiorcy podkreśla, że obowiązek elektronicznego fakturowania w tym przypadku dotyczy przede wszystkim transakcji pomiędzy przedsiębiorcami, natomiast obowiązki związane z kasami fiskalnymi w sprzedaży konsumenckiej pozostają bez zmian. Warto też zaznaczyć, że nawet drobny przedsiębiorca zwolniony z podatku, wynajmujący na przykład lokal innej firmie po cenach rynkowych, musi dostosować się do obowiązku fakturowania elektronicznego zgodnie z terminem właściwym dla swojej kategorii podatników.
