materiały partnera
W okresie przejściowym najmniejsi przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury poza systemem, o ile nie przekroczą określonego limitu. Poradnik Przedsiębiorcy wyjaśnia w osobnym artykule, jak liczyć zwolnienie z KSeF do 10 tys. zł. Limit 10 000 zł to kwota brutto, czyli wraz z VAT. Oznacza to, że dla czynnych podatników VAT łączna wartość sprzedaży dokumentowanej fakturami w danym miesiącu nie może przekroczyć tej kwoty, aby móc korzystać z odroczenia obowiązku. Limit oblicza się miesięcznie. Przedsiębiorca może wystawiać faktury poza KSeF, gdy miesięczna suma sprzedaży wraz z podatkiem VAT nie przekracza 10 000 zł. Odroczenie obowiązuje w okresie przejściowym od 1 kwietnia 2026 r. do 31 grudnia 2026 r., a przepis epizodyczny znajduje się w art. 145o ust. 1 ustawy o KSeF. Przekroczenie limitu powoduje obowiązek przejścia na e-faktury od faktury, którą przekroczono limit, oraz trwałe objęcie obowiązkiem KSeF: przedsiębiorca nie może wrócić do faktur papierowych czy elektronicznych poza systemem w kolejnych miesiącach. Przykład z artykułu: przedsiębiorca wystawił faktury na łącznie 9 300 zł brutto, a kolejna faktura na 3 000 zł brutto powoduje przekroczenie limitu. Ta konkretna faktura musi być wystawiona w KSeF, a wszystkie następne również. Jak to zastosować w praktyce? Po pierwsze, trzeba na bieżąco sumować wartości brutto faktur wystawionych w danym miesiącu, najlepiej w prostym arkuszu lub w programie do fakturowania. Po drugie, przed wystawieniem każdej kolejnej faktury sprawdzać, czy jej kwota nie spowoduje przekroczenia limitu. Po trzecie, pamiętać, że limit dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturami, więc trzeba wiedzieć, co wlicza się do sumy. Po czwarte, jeśli ryzyko przekroczenia jest realne, lepiej wcześniej przygotować się do wystawiania faktur w systemie, bo po przekroczeniu nie ma powrotu. Po piąte, dla wielu firm prostszym rozwiązaniem jest od razu korzystanie z systemu niezależnie od limitu. Po szóste, w razie wątpliwości co do sposobu liczenia warto zapytać księgowego. Dobrze jest też ustalić w firmie osobę odpowiedzialną za pilnowanie limitu i regularnie informować o stanie sprzedaży w danym miesiącu.
Noty obciążeniowe służą firmom do dokumentowania rozliczeń, które nie są sprzedażą towarów ani usług. Pytanie, czy nota obciążeniowa a KSeF jest obowiązkowa, wyjaśnia Poradnik Przedsiębiorcy, powołując się na interpretację organu podatkowego. Zgodnie z artykułem noty obciążeniowe nie muszą być wystawiane w Krajowym Systemie e-Faktur. Podstawą jest interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 29 maja 2025 r., w której wskazano, że noty księgowe stanowią dowody księgowe na podstawie ustawy o rachunkowości, a nie przepisów dotyczących podatku VAT. Noty obciążeniowe dokumentują czynności niepodlegające opodatkowaniu VAT, takie jak kary umowne, opłaty za niezwrócone palety czy odszkodowania. Dyrektor KIS potwierdził, że obowiązek wynikający z art. 106ga ust. 1 ustawy nie wymaga wystawiania przy użyciu KSeF dokumentów innych niż faktury. Noty obciążeniowe wystawia się poza systemem, w dowolnej formie. KSeF służy wyłącznie do wystawiania faktur ustrukturyzowanych, a noty obciążeniowe nie mieszczą się w tym pojęciu. Co z tego wynika? Po pierwsze, firmy mogą nadal wystawiać noty obciążeniowe w dotychczasowy sposób, na przykład w programie księgowym lub w formie dokumentu elektronicznego lub papierowego. Po drugie, warto zadbać o to, aby nota zawierała dane niezbędne do identyfikacji rozliczenia: strony, datę, opis zdarzenia, kwotę i podstawę, na przykład zapis umowy. Po trzecie, należy pamiętać, że nota nie jest fakturą, więc nie rodzi skutków w VAT, a rozliczenia podatkowe, na przykład w podatku dochodowym, zależą od odrębnych przepisów. Po czwarte, zdarzenia, które wiążą się z VAT, na przykład wynagrodzenie za usługę, trzeba dokumentować fakturą, a nie notą. Po piąte, jeśli kontrahent żąda faktury zamiast noty, trzeba ocenić, czy zdarzenie podlega VAT. W razie wątpliwości najlepiej zapytać księgowego, bo błędna klasyfikacja dokumentu może skutkować problemami w rozliczeniu. Dobrze ustalić zasady wystawiania not w umowach z kontrahentami. Warto również zapytać księgowego, jak ujmować w ewidencjach rozliczenia dokumentowane notami, aby były spójne z pozostałymi dokumentami firmy.
Samofakturowanie to procedura, w której nabywca wystawia fakturę sprzedaży w imieniu i na rzecz sprzedawcy. Poradnik Przedsiębiorcy wyjaśnia, że samofakturowanie a KSeF jest możliwe po spełnieniu określonych warunków. Według artykułu muszą być spełnione trzy warunki. Po pierwsze, umowa między stronami: sprzedawca i nabywca muszą zawrzeć umowę dotyczącą samofakturowania. Po drugie, procedura zatwierdzania: umowa musi określać procedurę zatwierdzania poszczególnych faktur przez sprzedawcę, a ustawodawca nie wskazał konkretnego wzoru ani sposobu. Po trzecie, uprawnienia w KSeF: sprzedawca musi nadać nabywcy uprawnienie do wystawiania faktur w systemie. Uprawnienia nadawane są konkretnym osobom, a nie całym firmom. Procedura zatwierdzania może mieć charakter akceptacji milczącej, czyli jeśli sprzedawca nie zgłosi nieprawidłowości, faktury uznaje się za zaakceptowane. Jak to zastosować w praktyce? Po pierwsze, strony powinny spisać umowę, która określa zakres samofakturowania, rodzaje transakcji, sposób ustalania cen i terminy. Po drugie, należy ustalić, w jaki sposób sprzedawca będzie zatwierdzał faktury: aktywnie, na przykład po otrzymaniu zestawienia, czy poprzez brak sprzeciwu w określonym czasie. Po trzecie, sprzedawca powinien nadać w systemie uprawnienia wskazanym osobom po stronie nabywcy i monitorować, kto z nich korzysta. Po czwarte, dobrze ustalić, jak sprzedawca będzie informowany o wystawionych fakturach i w jakim terminie może zgłaszać zastrzeżenia. Po piąte, uprawnienia trzeba regularnie weryfikować, szczególnie przy zmianach kadrowych, aby osoby, które odeszły z firmy, nie miały dostępu. Po szóste, warto zadbać o spójność danych: nabywca musi mieć aktualne dane sprzedawcy, a sprzedawca prawidłowo ustawione dane do rozliczeń. Samofakturowanie jest stosowane na przykład w relacjach, w których nabywca zna ilość i cenę dostarczonych towarów i może wystawić dokument, co upraszcza procesy. Ponieważ procedura wymaga zaufania, a także ma konsekwencje podatkowe, przed jej wdrożeniem warto skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym. Dobrze przed wdrożeniem samofakturowania sprawdzić, jak procedura wpłynie na terminy rozliczeń oraz czy wszystkie strony rozumieją swoje obowiązki.
